Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów – narzędzie umożliwiające wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Faktury takie mają przydzielony numer identyfikujący w systemie i są uznawane za odebrane w chwili nadania ich numeru przez KSeF.
Dla biur rachunkowych wejście KSeF oznacza konieczność przygotowania się do obsługi klientów nie tylko w zakresie księgowości jako takiej, ale również obsługi faktur ustrukturyzowanych w nowym systemie teleinformatycznym.
Biuro rachunkowe musi przede wszystkim poznać zasady działania Krajowego Systemu e-Faktur i określić, w jaki sposób będzie wspierać klientów w obiegu faktur. Ponieważ KSeF stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców już od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r., warto systematycznie zapoznawać się z materiałami i komunikatami dostępnymi na platformie KSeF.
Działy księgowe powinny:
Zmiany te mogą być stopniowe, lecz biuro rachunkowe powinno być świadome, że od momentu wejścia obowiązkowego KSeF faktury nie będą konkurować z innymi formami papierowymi – staną się obowiązkowym sposobem dokumentowania transakcji.
W KSeF istnieje model uprawnień, który pozwala na wskazanie osób lub podmiotów, które mogą korzystać z systemu w imieniu podatnika. Biuro rachunkowe lub konkretna osoba pracująca dla klienta może uzyskać uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur w systemie oraz zarządzania tymi uprawnieniami.
Uprawnienia można nadawać w dwóch głównych wariantach:
– bezpośrednio – osoba fizyczna lub pracownik zostaje uprawniony do pracy w imieniu podatnika,
– pośrednio – np. biuro rachunkowe otrzymuje delegację do działania w jego imieniu.
W praktyce oznacza to, że biuro rachunkowe może być wskazane przez klienta jako podmiot uprawniony do obsługi jego faktur w KSeF, ale aby tak się stało, klient musi formalnie nadać te uprawnienia.
Nie ma uniwersalnie podanego stałego terminu „ilości dni” w samej dokumentacji KSeF – nadanie uprawnień następuje w systemie, gdy podatnik lub podmiot reprezentujący go poprawnie wprowadzi odpowiednie dane i role.
W praktyce czas ten zależy od sprawności komunikacji między podatnikiem a księgowym i od tego, czy wszystkie dane do uwierzytelnienia zostały poprawnie przygotowane.
Tak. KSeF wprowadza nowy model obiegu faktur – są to dokumenty ustrukturyzowane i z centralnym numerem identyfikacyjnym. Biuro rachunkowe powinno więc zaktualizować procedury wewnętrzne dotyczące:
Należy także pamiętać, że za poprawność oraz terminowość operacji w KSeF nadal odpowiada podatnik, ale rolą księgowego jest pomoc klientowi w odbiorze i ewentualnym zatwierdzaniu dokumentów zgodnie z ustalonymi zasadami współpracy.
Od 1 lutego 2026 r. dostępne są narzędzia umożliwiające odbieranie faktur ustrukturyzowanych w KSeF – m.in. aplikacja internetowa Podatnika KSeF, aplikacja mobilna oraz dostęp przez e-Urząd Skarbowy.
Aby odebrać faktury klientów, księgowa powinna:
System umożliwia łatwe filtrowanie i przeglądanie dokumentów – dzięki temu biuro rachunkowe może systematycznie synchronizować dokumenty z własnymi procedurami księgowania.
Tak – jeśli księgowa lub biuro rachunkowe ma działać w imieniu klienta w KSeF, klient musi nadawać uprawnienia użytkownikowi lub podmiotowi zewnętrznemu. To podatnik, a nie biuro rachunkowe, decyduje o tym, kto ma dostęp do jego faktur w systemie.
Po nadaniu uprawnień biuro rachunkowe lub konkretni pracownicy zyskują dostęp do odbioru i ewentualnego wystawiania faktur zgodnie z zakresem przypisanym w systemie.
Choć oficjalny portal KSeF przede wszystkim udostępnia narzędzia manualne, wiele firm księgowych wykorzystuje oprogramowanie integrujące systemy księgowe z KSeF poprzez API lub narzędzia dedykowane. Integracje pozwalają na:
Takie rozwiązania przyspieszają obsługę dużej liczby klientów i minimalizują ryzyko pominięcia faktury.
Dla takich klientów biuro rachunkowe powinno:
Ponieważ system stopniowo staje się obowiązkowy, tylko kwestią czasu jest, gdy każdy klient biura rachunkowego będzie musiał korzystać z KSeF.
W KSeF faktury ustrukturyzowane mogą być korygowane lub zmieniane w systemie, z zachowaniem zasad obowiązujących w KSeF. System ten umożliwia przetwarzanie korekt oraz identyfikowanie duplikatów dokumentów, co ułatwia późniejszą ewidencję księgową i kontrolę poprawności danych.
Korekty faktur w KSeF wystawiane są również w postaci faktur ustrukturyzowanych, co oznacza, że każda korekta otrzymuje własny numer identyfikujący w systemie i jest powiązana z fakturą pierwotną.
Dzięki temu możliwe jest jednoznaczne ustalenie, które dokumenty zostały skorygowane oraz w jakim zakresie. System KSeF pozwala również na techniczne rozróżnienie dokumentów, co ogranicza ryzyko błędnego ujęcia duplikatu w ewidencji księgowej i ułatwia zachowanie spójności danych pomiędzy KSeF a systemem księgowym biura rachunkowego.
Najczęstsze pytania dotyczą:
W praktyce klienci biur rachunkowych często dopytują również o to, w jaki sposób faktury będą uznawane za doręczone oraz czy nadal będą otrzymywać dokumenty od kontrahentów w innej formie. Pojawiają się także pytania dotyczące przechowywania faktur w KSeF, dostępu do archiwalnych dokumentów oraz zakresu odpowiedzialności podatnika za poprawność danych przesyłanych do systemu.
Wszystkie te wątpliwości wynikają z faktu, że KSeF wprowadza centralny i jednolity sposób obiegu faktur, który wymaga zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń organizacyjnych.
Tak – jeśli klient nada odpowiednie uprawnienia księgowemu lub podmiotowi zewnętrznemu w systemie KSeF.
Formalnie za treść danych odpowiada podatnik, natomiast biuro musi działać zgodnie z nadanymi uprawnieniami i najlepszą praktyką księgową.
Tak – faktury ustrukturyzowane wystawione przez KSeF są centralnie dostępne w systemie, a ich generowanie jest obowiązkowe dla większości przedsiębiorców od 2026 r.
Nie ma formalnego wymogu pobierania codziennie, ale regularne pobieranie i synchronizacja pomagają unikać opóźnień w księgowaniu i zapewniają aktualność ewidencji.
