Zmiana księgowego to proces, który może budzić wiele obaw. Niepokoi zwłaszcza przedsiębiorców, którzy dbają o płynność finansową i terminowe rozliczenia. Dobra wiadomość jest taka, że odpowiednio zaplanowana zmiana biura rachunkowego może odbyć się sprawnie i bez problemów. Dowiedz się, kiedy najlepiej zmienić księgowego i jak rozwiązać umowę z dotychczasowym biurem rachunkowym. Sprawdź także, jakie formalności trzeba spełnić od razu po dokonaniu zmiany.
Zmiana biura rachunkowego to decyzja, która powinna być dobrze przemyślana. Przedsiębiorcy często obawiają się, że przejście do nowego księgowego może wpłynąć na bieżące zobowiązania podatkowe czy powodować opóźnienia w rozliczeniach. Istnieje jednak kilka momentów, które są najbardziej optymalne dla dokonania takiej zmiany.
Przełom roku to najczęstszy moment na zmianę biura rachunkowego. Po zakończeniu roku obrotowego następuje czas rozliczeń rocznych, co ułatwia nowemu księgowemu przejęcie wszystkich dokumentów i danych, bez konieczności przerwy w bieżącej obsłudze. Z tego powodu wielu przedsiębiorców decyduje się na zmiany właśnie na początku nowego roku podatkowego.
Jeśli prowadzisz projekt o dużym zakresie finansowym lub istotną transakcję dla firmy, warto rozważyć zmianę księgowego po jej zakończeniu. Zmiana w trakcie trwania dużych operacji finansowych mogłaby powodować komplikacje i niepotrzebne zamieszanie.
Rozwój firmy często prowadzi do sytuacji, w której dotychczasowe biuro rachunkowe nie jest w stanie sprostać nowym wyzwaniom. Jeśli Twoja firma znacząco się rozwinęła, warto poszukać biura, które specjalizuje się w obsłudze większych przedsiębiorstw lub określonych branż.
Jeżeli zauważysz, że biuro rachunkowe popełnia błędy, jest niewystarczająco zaangażowane lub kontakt z nim jest utrudniony – nie warto zwlekać. To odpowiedni moment na zmiany. Dobra współpraca z księgowym to klucz do stabilności finansowej firmy, dlatego nie należy tolerować zaniedbań.
Odpowiedni moment na zmianę księgowego zależy zatem od specyfiki Twojej firmy oraz bieżących zobowiązań. Niezależnie od powodu, planowanie tego procesu powinno odbyć się z odpowiednim wyprzedzeniem, aby zapobiec potencjalnym problemom.
Przy zmianie biura rachunkowego najważniejszym krokiem jest odpowiednie rozwiązanie umowy z dotychczasowym księgowym. Proces ten powinien zostać przeprowadzony z zachowaniem formalności i odpowiednich terminów wypowiedzenia. Warto wziąć pod uwagę kilka ważnych czynników:
Każda umowa z biurem rachunkowym powinna zawierać informacje dotyczące sposobu i terminu jej rozwiązania. Zazwyczaj w umowie znajduje się klauzula dotycząca okresu wypowiedzenia, który wynosi od jednego do trzech miesięcy. Warto również zwrócić uwagę na ewentualne kary umowne za wcześniejsze rozwiązanie współpracy, jeśli takie zapisy istnieją.
Niezależnie od tego, jakie ustalenia zapadły podczas rozmów, formalne wypowiedzenie zawsze powinno mieć formę pisemną. Dobrze skonstruowane pismo zawiera dane obu stron, numer umowy, datę oraz jasno określony termin zakończenia współpracy. Warto zachować dowód wysłania wypowiedzenia (np. potwierdzenie odbioru listu poleconego).
Przed zakończeniem współpracy z obecnym biurem rachunkowym należy upewnić się, że wszystkie należności zostały uregulowane – zarówno z Twojej strony, jak i ze strony biura. To pozwoli na uniknięcie nieporozumień w przyszłości i sprawi, że transfer do nowego księgowego będzie przebiegał płynnie.
Kolejnym ważnym krokiem jest przekazanie pełnej dokumentacji nowemu biuru rachunkowemu. Warto poprosić obecnego księgowego o przygotowanie odpowiedniego zestawu dokumentów. Szczególnie dotyczy to raportów finansowych, deklaracji podatkowych oraz kopii faktur, które zostaną przekazane nowemu księgowemu.
Pamiętaj, aby proces rozwiązywania umowy odbywał się zgodnie z ustalonymi terminami i z szacunkiem dla drugiej strony. Dzięki temu unikniesz problemów i nieprzyjemnych sytuacji związanych z zakończeniem współpracy.
Zmiana biura rachunkowego wiąże się nie tylko z wewnętrznymi procedurami firmy. Musisz liczyć się również z formalnościami, które należy spełnić wobec instytucji zewnętrznych, takich jak urząd skarbowy czy ZUS. Przedsiębiorca jest bowiem zobowiązany do zgłoszenia zmiany księgowego, aby uniknąć problemów z rozliczeniami.
Zmiana księgowego wymaga zgłoszenia tej informacji do urzędu skarbowego. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych wystarczy wypełnić formularz CEIDG-1, w którym należy wskazać nowego księgowego, jako osobę odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowej firmy. Dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością czy innych podmiotów zgłoszenie odbywa się poprzez formularz NIP-8.
W przypadku przedsiębiorców zatrudniających pracowników, zmiana biura rachunkowego musi być również zgłoszona do ZUS. Nowy księgowy będzie odpowiedzialny za sporządzanie raportów ubezpieczeniowych i odprowadzanie składek, dlatego należy przekazać mu odpowiednie pełnomocnictwa.
Zmiana księgowego może wiązać się z koniecznością zaktualizowania wszystkich pełnomocnictw, które wcześniej zostały nadane dotychczasowemu biuru. Dotyczy to zarówno urzędów skarbowych, jak i innych instytucji, z którymi przedsiębiorca ma obowiązek współpracować w zakresie finansów.
Warto pamiętać, że niezgłoszenie zmiany biura rachunkowego w odpowiednich instytucjach może skutkować nieporozumieniami lub opóźnieniami w rozliczeniach podatkowych. A to w skrajnych przypadkach może prowadzić do kar finansowych.
TAX SUPPORT
ul. Stanisława Żółkiewskiego 5
87-100 Toruń
tel. +48 881 200 830, +48 609 303 471
biuro@taxsupport.com.pl
www.taxsupport.com.pl