Wraz z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e–Faktur wielu przedsiębiorców stanie przed koniecznością reorganizacji procesów fakturowania, księgowania i obiegu dokumentów. Dowiedz się, czym jest KSeF, kiedy zacznie Cię obowiązywać, jak krok po kroku przygotować firmę, jak wystawić pierwszą fakturę, jak połączyć systemy księgowe z KSeF i jak uniknąć błędów, które najczęściej pojawiają się przy wdrożeniu. Dzięki temu spokojnie przeprowadzisz całą zmianę i usprawnisz procesy fakturowania.
KSeF 2.0 to państwowy system informatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania tzw. faktur ustrukturyzowanych.
Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony przy użyciu KSeF, w formacie XML zgodnym z oficjalnym wzorem (struktura logiczna), z przydzielonym przez system unikatowym numerem identyfikującym.
Obecnie obowiązuje struktura logiczna FA(2), ale od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury muszą być wystawiane w nowej wersji schematu – FA(3).
Dzięki takiemu ustrukturyzowaniu faktury są czytelne dla systemów komputerowych – co ułatwia automatyzację, archiwizację, szybkie przetwarzanie, minimalizuje błędy i przyspiesza rozliczenia.
KSeF działa jako centralna, rządowa platforma – co oznacza, że faktury nie „lądują” tylko w twoim programie księgowym, ale w repozytorium państwowym, dostępnym dla odbiorcy faktury i – jeśli potrzebne – dla uprawnionych organów.
Korzystanie z KSeF jest obecnie możliwe dobrowolnie, ale od 2026 r. stanie się obowiązkiem.
Harmonogram wdrożenia (stan na 2025 r.):
Obowiązek dotyczy firm wystawiających faktury – głównie transakcje B2B (firm → firma).
Nie wszystkie rodzaje faktur lub transakcji objęte będą KSeF – np. niektóre faktury wobec konsumentów (B2C), faktury przy procedurach specjalnych (np. OSS / IOSS), a także faktury od podmiotów zagranicznych bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce mogą być wyłączone lub mieć inne wymogi.
W praktyce oznacza to, że każda firma prowadząca działalność gospodarczą i wystawiająca faktury do innych firm powinna przygotować się do zmian – i z dużym prawdopodobieństwem od 2026 r. będzie musiała korzystać z KSeF.
Poniżej krok po kroku, co warto zrobić, by wdrożenie KSeF przebiegło sprawnie:
Dostęp do systemu uzyskuje się przez rejestrację na stronie KSeF i uwierzytelnienie – możliwe metody to m.in. Profil Zaufany, podpis kwalifikowany albo pieczęć kwalifikowana.
Po autoryzacji, osoba odpowiedzialna może nadać uprawnienia do wystawiania, przesyłania lub odbierania faktur w ramach firmy – co umożliwia obsługę KSeF np. przez biuro rachunkowe lub wybrane osoby w zespole.
Jeśli firma prowadzi jednoosobową działalność, popularnym rozwiązaniem jest użycie modułu zintegrowanego z systemem e–Urzędu Skarbowego – tzw. e‑mikrofirma – co ułatwia szybkie powiązanie z KSeF i korzystanie z fakturowania bez dodatkowych formalności.
Proces wystawienia faktury w KSeF wygląda następująco:
Dzięki temu cały proces – od momentu wystawienia do archiwizacji – odbywa się centralnie, digitalnie i z pełnym śladem: wystawca, data, identyfikator, odbiorca – wszystko zapisane w systemie.
Po obowiązkowym wdrożeniu KSeF, faktury ustrukturyzowane w systemie staną się główną formą dokumentowania transakcji.
Faktury papierowe lub tradycyjne e–faktury (np. PDF) jako standard mogą być ograniczone – co do zasady dokumentacja powinna być prowadzona przez KSeF.
Jeśli natomiast zdecydujesz się udostępnić klientowi fakturę w formie wizualnej (PDF, papier), mimo że faktura została wystawiona przez KSeF – możliwe jest to, pod warunkiem że faktura jest najpierw zarejestrowana w systemie. W praktyce oznacza to, że faktura „papierowa/PDF” jedynie uzupełnia ewidencję, ale nie zastępuje obowiązku korzystania z KSeF.
Jeśli korzystasz z własnego programu księgowego, ERP lub innego systemu sprzedażowego – dobrą praktyką jest integracja z KSeF. System dostarcza dokumentację techniczną, API i specyfikację: producent oprogramowania może przygotować moduł kompatybilny z KSeF 2.0.
W ramach bezpłatnych narzędzi kompatybilnych z KSeF dostępna jest oficjalna aplikacja podatnika, a także inne narzędzia, które ułatwiają wystawianie i odbieranie faktur – to dobra opcja np. dla mikrofirm lub wtedy, gdy nie planujesz kosztownych integracji.
Integracja pozwala automatycznie generować faktury w formacie XML, wysyłać je do KSeF, odbierać UPO, pobierać faktury od kontrahentów i automatycznie księgować – co przyspiesza procesy, zmniejsza ryzyko błędów i pozwala uniknąć ręcznego przepisywania danych.
Jeśli Twoja firma nie ma skomplikowanego systemu, możesz w pierwszej kolejności testować KSeF za pomocą aplikacji oferowanej przez system – a integrację rozważyć później, kiedy proces fakturowania się ustabilizuje.
System KSeF oferuje oficjalną aplikację – Aplikacja Podatnika KSeF (wersja produkcyjna i wcześniej wersje testowe/demo). Umożliwia ona wystawianie, odbieranie, przeglądanie e–faktur, zarządzanie uprawnieniami, pobieranie UPO oraz dostęp do faktur.
Dla mikrofirm dostępna jest również opcja integracji z systemem e‑mikrofirma, co ułatwia szybkie rozpoczęcie korzystania z KSeF bez konieczności wdrożeń IT.
Oba te rozwiązania – oficjalna aplikacja i e–mikrofirma – mogą być wystarczające dla małych firm lub freelancerów, którzy nie potrzebują skomplikowanego systemu ERP.
Wdrażanie KSeF to proces, który łączy aspekty techniczne, organizacyjne i kadrowe. Do najczęstszych problemów należą:
Uważne zaplanowanie wdrożenia, testy i przygotowanie procedur to klucz do sukcesu.
Wdrożenie KSeF oznacza znaczącą zmianę w obiegu dokumentów i archiwizacji:
Czy firmy zwolnione z VAT muszą korzystać z KSeF?
Tak – według oficjalnych komunikatów obowiązek korzystania z KSeF obejmuje również podmioty, które mogą być zwolnione z VAT, o ile wystawiają faktury.
Czy trzeba mieć podpis kwalifikowany, by wystawiać faktury w KSeF?
Nie zawsze – możliwe jest uwierzytelnienie się przy pomocy np. Profilu Zaufanego. Jednocześnie możliwe jest też użycie podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej.
Co zrobić, gdy klient nie ma dostępu do KSeF?
Możesz wystawić fakturę w KSeF i pobrać jej wizualizację (np. PDF), a następnie przesłać klientowi – dokument wciąż będzie zarejestrowany w systemie. Ważne jednak, by faktura (XML) była przesłana przez KSeF.
Jak wygląda wysyłka faktury do kontrahenta przez KSeF?
Faktura jest wysyłana w postaci XML do systemu KSeF, system ją przyjmuje, waliduje, nadaje numer identyfikujący – dopiero wtedy faktura jest oficjalna i dostępna dla odbiorcy. Odbiorca może ją pobrać lub zobaczyć wizualizację (jeśli taka jest udostępniona).
Czy za niewdrożenie KSeF są przewidziane kary?
Z oficjalnych komunikatów wynika, że po wejściu obowiązku fakturowania w KSeF, wystawianie faktur poza systemem (np. tradycyjnych papierowych albo zwykłych e–faktur) w transakcjach objętych systemem będzie niezgodne z przepisami.
W praktyce oznacza to ryzyko sankcji podatkowych lub odrzutu rozliczeń – dlatego zaleca się pełną migrację do KSeF w wymagalnym terminie.
