Czym zajmują się kadry i płace?

Kadry i płace to fundament administracyjnej części zarządzania zasobami ludzkimi. Dział ten odpowiada za bieżącą obsługę pracowników od strony formalnej i finansowej. Pracownicy kadr dbają o zgodność zatrudnienia z przepisami prawa pracy oraz o prawidłowe prowadzenie dokumentacji. Specjaliści ds. płac zajmują się z kolei naliczaniem wynagrodzeń, składek ZUS, zaliczek na podatek dochodowy i przygotowaniem listy płac.

Zakres obowiązków w działach kadrowo-płacowych zazwyczaj obejmuje:

• Prowadzenie akt osobowych – gromadzenie, przechowywanie i aktualizacja dokumentów pracowników zgodnie z przepisami.
• Obsługę zatrudnienia – przygotowanie umów o pracę, aneksów, wypowiedzeń, świadectw pracy.
• Rejestrację i wyrejestrowywanie w ZUS – zgodnie z obowiązującymi terminami.
• Naliczanie wynagrodzeń – także w kontekście dodatków, nadgodzin, nieobecności i zwolnień.
• Sporządzanie deklaracji podatkowych i ZUS – np. PIT-11, ZUS DRA.
• Udzielanie informacji i wsparcia pracownikom – w zakresie spraw kadrowych i płacowych.

To obszar, który nie tylko wymaga doskonałej znajomości przepisów, ale również dokładności i systematyczności. Każda pomyłka może skutkować nie tylko niezadowoleniem pracownika, ale też konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy. Dlatego osoby pracujące w tym dziale muszą stale aktualizować swoją wiedzę i być na bieżąco z dynamicznie zmieniającymi się przepisami.

Czym różni się dział kadr i płac od HR?

Choć kadry i płace oraz HR bywają łączone w jednym dziale – szczególnie w mniejszych firmach – ich role i zadania są zdecydowanie różne. Dział kadr i płac skupia się na formalnościach, rozliczeniach i zgodności z przepisami prawa. HR natomiast to obszar o bardziej strategicznym i rozwojowym charakterze.

HR (ang. Human Resources) odpowiada za budowanie polityki personalnej, wspieranie rozwoju pracowników i kultury organizacyjnej. Zajmuje się m.in. rekrutacją, onboardingiem, oceną okresową, szkoleniami czy planowaniem ścieżek kariery. To dział, który coraz częściej pracuje w oparciu o dane i wskaźniki HR-owe (HR analytics), aby podejmować decyzje strategiczne dotyczące zatrudnienia i zarządzania talentami.

Można więc powiedzieć, że:

• Kadry i płace – to działania operacyjne i obowiązki prawno-finansowe wobec pracowników. Wymagają ścisłego trzymania się procedur i przepisów.
• HR – to działania strategiczne, związane z rozwojem ludzi i organizacji. Wymagają kreatywnego myślenia, umiejętności miękkich i analitycznego podejścia.

W większych firmach oba działy funkcjonują osobno. W mniejszych – często jedna osoba odpowiada za wszystkie te obszary, co może prowadzić do przeciążenia obowiązkami i rozmycia ról.

Jak kadry i płace współpracują z HR?

Mimo różnic kompetencyjnych, kadry i płace oraz HR muszą ze sobą ściśle współpracować. Współpraca ta jest niezbędna dla sprawnego działania organizacji, ponieważ oba obszary wpływają na jakość doświadczeń pracownika w firmie – od pierwszego dnia zatrudnienia aż po jego odejście.

Typowe obszary współpracy to:

• Rekrutacja i zatrudnienie – HR prowadzi proces rekrutacyjny i przekazuje dane kandydatów do działu kadr, który przygotowuje umowy.
• Onboarding – HR planuje wdrożenie nowego pracownika, a kadry zapewniają komplet dokumentów i zgłoszenia do ZUS.
• Zarządzanie czasem pracy – HR może wdrażać elastyczne formy pracy, a kadry czuwają nad zgodnością z kodeksem pracy.
• Benefity i polityka wynagrodzeń – HR projektuje systemy motywacyjne, a płace dbają o ich prawidłowe naliczanie.
• Offboarding – HR przeprowadza exit interview, a kadry przygotowują rozliczenia i świadectwa pracy.

Dobrym przykładem efektywnej współpracy jest wspólne korzystanie z systemów HRM, które łączą dane kadrowe, płacowe i rozwojowe. Pozwala to z jednej strony na automatyzację wielu procesów, z drugiej – na lepsze planowanie zasobów ludzkich w organizacji.

Podsumowanie – wnioski dla firm i pracowników

Kadry i płace oraz HR to dwa różne, ale komplementarne obszary funkcjonowania firmy. Kadry i płace skupiają się na formalnej, rozliczeniowej stronie zatrudnienia. HR – na strategicznym zarządzaniu kapitałem ludzkim i rozwoju pracowników. Choć ich zadania się różnią, to wzajemna współpraca jest konieczna do sprawnego zarządzania zespołem i tworzenia przyjaznego środowiska pracy. W praktyce, im lepiej oba działy się rozumieją i wymieniają informacjami, tym bardziej efektywna staje się cała organizacja.

Chcesz zrozumieć, jak najlepiej zorganizować te działy w Twojej firmie? A może zastanawiasz się, czy warto je połączyć, czy rozdzielić? Skonsultuj się ze specjalistą ds. HR lub obsługi kadrowo-płacowej i dobierz rozwiązanie dopasowane do skali oraz specyfiki Twojej działalności.