Główny księgowy może prowadzić kadry, jeżeli pracodawca powierzy mu takie zadania, a zakres obowiązków będzie dopasowany do jego kwalifikacji, czasu pracy i organizacji firmy. W przedsiębiorstwach prywatnych nie obowiązuje ogólny przepis zabraniający łączenia księgowości z obsługą kadrową lub płacową.
Inaczej należy oceniać sytuację w jednostkach sektora finansów publicznych. Obowiązki głównego księgowego zostały tam określone w art. 54 ustawy o finansach publicznych. Obejmują przede wszystkim prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi oraz wstępną kontrolę operacji gospodarczych i finansowych. Ewentualne zadania kadrowe nie mogą utrudniać prawidłowego wykonywania tych obowiązków.
Samo powierzenie kadr księgowemu nie przenosi przy tym całej odpowiedzialności z pracodawcy. To pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą oraz zabezpieczać jej poufność, kompletność, integralność i dostępność.
Tak, funkcję głównego księgowego i kadrowego można łączyć, ale taka organizacja pracy powinna wynikać z wyraźnie ustalonego zakresu obowiązków. Samo stanowisko księgowe nie oznacza automatycznie, że pracownik odpowiada również za umowy o pracę, urlopy, ewidencję czasu pracy czy akta osobowe.
W mniejszych przedsiębiorstwach jedna osoba często obsługuje księgowość, kadry i płace. Może to być rozwiązanie efektywne, jeżeli liczba pracowników jest niewielka, procesy są uporządkowane, a osoba wykonująca te zadania zna zarówno przepisy rachunkowe i podatkowe, jak i prawo pracy oraz zasady ubezpieczeń społecznych.
Łączenie funkcji nie powinno jednak oznaczać nieograniczonej odpowiedzialności za wszystkie sprawy administracyjne firmy. Pracodawca powinien dokładnie wskazać, czy główny księgowy jedynie przygotowuje dokumenty, czy także je podpisuje, zatwierdza, przekazuje do instytucji oraz przechowuje.
Warto również oddzielić czynności techniczne od decyzji pracodawcy. Księgowy może przygotować umowę, listę płac albo świadectwo pracy, ale decyzję o zatrudnieniu, wysokości wynagrodzenia, przyznaniu premii czy rozwiązaniu stosunku pracy podejmuje osoba uprawniona do reprezentowania pracodawcy.
Kadry dotyczą przede wszystkim przebiegu zatrudnienia i dokumentacji pracowniczej, natomiast płace obejmują obliczanie oraz rozliczanie wynagrodzeń. Chociaż obszary te są ze sobą ściśle powiązane, wymagają wykonywania innych czynności i korzystania z różnych przepisów.
Do zadań kadrowych zalicza się między innymi:
Dokumentacja pracownicza obejmuje nie tylko akta osobowe, ale również dokumenty związane między innymi z ewidencjonowaniem czasu pracy, urlopami, wypłatą wynagrodzenia oraz innymi sprawami wynikającymi ze stosunku pracy. Jej szczegółową zawartość określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Obsługa płac obejmuje natomiast między innymi:
Płatnik składek odpowiada między innymi za zgłoszenie pracowników do ubezpieczeń, ich wyrejestrowywanie, comiesięczne rozliczanie składek i terminowe dokonywanie wpłat. Do rozliczeń służą między innymi dokumenty ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA i ZUS RPA.
Kadry dostarczają więc informacji potrzebnych do prawidłowego naliczenia płac. Dane o czasie pracy, urlopach, zwolnieniach, nadgodzinach czy zmianach wynagrodzenia wpływają bezpośrednio na listę płac.
Księgowa może prowadzić kadry i płace w firmie prywatnej, jeżeli pracodawca powierzy jej takie czynności i zapewni odpowiednie warunki do ich wykonywania. Przepisy nie wprowadzają ogólnego zakazu łączenia tych zadań w jednym stanowisku.
W prywatnym przedsiębiorstwie zakres pracy głównego księgowego wynika przede wszystkim z umowy o pracę, zakresu obowiązków, regulaminu organizacyjnego i udzielonych upoważnień. Ustawa o rachunkowości pozwala powierzyć określone obowiązki rachunkowe innej osobie lub zewnętrznemu przedsiębiorcy, ale przyjęcie takiej odpowiedzialności powinno zostać stwierdzone na piśmie. Kierownik jednostki nadal odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym za nadzór.
Podobna zasada praktyczna powinna być stosowana przy kadrach i płacach. W dokumentacji wewnętrznej warto określić, czy księgowa odpowiada za:
Samo wpisanie do zakresu obowiązków ogólnego sformułowania „prowadzenie kadr i płac” może być niewystarczające. Nie wskazuje bowiem, kto przekazuje dane o nieobecnościach, kto zatwierdza zmiany wynagrodzenia, kto podpisuje dokumenty ani kto sprawdza poprawność przygotowanych rozliczeń.
Główny księgowy może otrzymać dodatkowe zadania kadrowe w jednostce publicznej, ale ich powierzenie wymaga większej ostrożności niż w firmie prywatnej. Należy uwzględnić przepisy szczególne, regulamin organizacyjny jednostki, zakres stanowiska oraz zasady kontroli zarządczej.
Art. 54 ustawy o finansach publicznych wskazuje, że główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych odpowiada za:
Przepis ten nie zawiera bezpośredniego zakazu wykonywania dodatkowych czynności kadrowych. Nie oznacza to jednak, że kadry można dopisać do stanowiska automatycznie. Kierownik jednostki powinien ocenić, czy dodatkowe obowiązki nie powodują nadmiernego obciążenia oraz czy nie ograniczają możliwości prowadzenia kontroli finansowej.
W jednostkach publicznych szczególne znaczenie ma kontrola zarządcza, której celem jest między innymi zgodność działalności z prawem, skuteczność działania, wiarygodność sprawozdań, ochrona zasobów i właściwe zarządzanie ryzykiem.
Ryzyko może wystąpić na przykład wtedy, gdy ta sama osoba:
Nie każda taka organizacja jest automatycznie niezgodna z prawem, ale może osłabiać rozdział funkcji wykonawczych, kontrolnych i zatwierdzających. Dlatego w jednostce publicznej powinien istnieć dodatkowy poziom weryfikacji i zatwierdzania dokumentów.
Prowadzenie kadr i płac obejmuje cały proces od przygotowania dokumentów związanych z zatrudnieniem aż do naliczenia wynagrodzenia i rozliczenia pracownika z ZUS oraz urzędem skarbowym. Dokładny zakres zależy od wielkości firmy, rodzaju zawieranych umów oraz wewnętrznego podziału zadań.
W części kadrowej obsługa może obejmować:
W części płacowej zakres może obejmować:
Pracodawca musi prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej albo elektronicznej oraz przechowywać ją w warunkach zapewniających poufność, integralność, kompletność i dostępność. Dokumentacja elektroniczna jest prawnie równoważna dokumentacji papierowej.
Łączenie księgowości z kadrami jest ryzykowne wtedy, gdy jedna osoba ma zbyt szeroki zakres uprawnień, nie ma możliwości wzajemnej kontroli dokumentów albo nie dysponuje czasem i wiedzą potrzebnymi do obsługi obu obszarów.
Najczęstsze zagrożenia to:
Problemem może być również nadmierne skupienie kompetencji. Osoba mająca dostęp do systemu księgowego, danych kadrowych, list płac i bankowości elektronicznej posiada szeroki zakres informacji oraz uprawnień. Firma powinna ograniczyć dostęp do danych do poziomu rzeczywiście niezbędnego do wykonywania konkretnych zadań.
Dokumentacja kadrowa zawiera szczegółowe dane pracowników, a niekiedy również informacje dotyczące członków ich rodzin. Przy zewnętrznej lub wewnętrznej obsłudze trzeba więc stosować odpowiednie upoważnienia, zabezpieczenia techniczne, kontrolę dostępu i procedury reagowania na naruszenia. UODO zwraca uwagę, że biura księgowo-rachunkowe mogą przetwarzać szeroki zakres danych klientów, ich pracowników i członków rodzin, co zwiększa znaczenie odpowiednich zabezpieczeń.
Biuro rachunkowe może prowadzić kadry i płace oraz wykonywać czynności związane z dokumentacją pracowniczą, jeżeli zakres usługi został dokładnie określony w umowie. Zlecenie obsługi zewnętrznemu podmiotowi nie zwalnia jednak pracodawcy z odpowiedzialności za prawidłową organizację dokumentacji pracowniczej.
Umowa z biurem rachunkowym powinna wskazywać między innymi:
Ponieważ biuro rachunkowe otrzymuje dostęp do danych pracowników, konieczne jest także prawidłowe uregulowanie przetwarzania danych osobowych. Umowa powierzenia powinna określać między innymi przedmiot i czas przetwarzania, jego cel, rodzaj danych, kategorie osób oraz obowiązki stron.
UODO wskazywał już nieprawidłowości w przypadkach, w których podmiot publiczny przekazał zewnętrznemu przedsiębiorcy dane pracowników bez zawarcia właściwej umowy powierzenia spełniającej wymagania art. 28 RODO.
Najbezpieczniej więc traktować outsourcing jako podział czynności, a nie przeniesienie całej odpowiedzialności. Pracodawca nadal powinien kontrolować terminowość, kompletność dokumentów i sposób zabezpieczenia danych.
Zakres obowiązków należy ustalić na piśmie, przypisując konkretne czynności, uprawnienia, terminy i poziomy odpowiedzialności do określonych osób. Nie wystarczy ogólne założenie, że „księgowość zajmuje się również kadrami”.
Bezpieczny podział powinien wskazywać:
W przypadku głównego księgowego zakres powinien rozróżniać obowiązki rachunkowe, płacowe, kadrowe i kontrolne. Warto osobno określić dostęp do:
Należy również wprowadzić zasadę, zgodnie z którą istotne operacje są sprawdzane przez drugą osobę. Może to dotyczyć przede wszystkim zmian wynagrodzenia, numerów rachunków bankowych, wysokich premii, korekt list płac oraz rozliczeń wykonywanych po ustaniu zatrudnienia.
Bezpieczny zakres obowiązków powinien być aktualizowany po zmianie przepisów, systemu informatycznego, liczby zatrudnionych osób albo struktury firmy. Rozwiązanie odpowiednie dla przedsiębiorstwa zatrudniającego kilka osób może nie być wystarczające po rozbudowie zespołu.
Kadry, płace i księgowość warto rozdzielić, gdy skala zatrudnienia, złożoność rozliczeń lub poziom ryzyka przekraczają możliwości jednej osoby. Nie istnieje jedna liczba pracowników, po której podział staje się obowiązkowy. Decyzja powinna wynikać z rzeczywistego obciążenia i rodzaju procesów.
Rozdzielenie funkcji jest szczególnie uzasadnione, gdy:
W mniejszych firmach dobrym rozwiązaniem może być pozostawienie podstawowych czynności kadrowych wewnątrz organizacji i zlecenie naliczania płac biuru rachunkowemu. W większych przedsiębiorstwach można wydzielić specjalistę do spraw kadr, specjalistę do spraw płac oraz osobny zespół księgowy.
Ostatecznie główny księgowy może prowadzić kadry, ale możliwość organizacyjna nie zawsze oznacza, że jest to rozwiązanie bezpieczne. Przed połączeniem funkcji należy ocenić kwalifikacje pracownika, liczbę zatrudnionych osób, zakres danych, poziom kontroli, możliwość zastępstwa oraz to, czy dodatkowe zadania nie utrudniają wykonywania podstawowych obowiązków księgowych. W jednostkach sektora finansów publicznych ocena ta powinna dodatkowo uwzględniać ustawowy zakres odpowiedzialności głównego księgowego i zasady kontroli zarządczej.
Stan prawny: 15 lipca 2026 roku. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy regulaminu organizacyjnego, zakresu obowiązków ani przepisów szczególnych dotyczących konkretnego pracodawcy.
