Co obejmuje standardowa współpraca z biurem rachunkowym?

Współpraca z biurem rachunkowym opiera się na zawartej umowie – najczęściej cywilnoprawnej – która określa zakres świadczonych usług oraz obowiązki obu stron. Przedsiębiorca zleca prowadzenie księgowości, kadr, rozliczeń podatkowych czy kontaktów z ZUS-em, a biuro wykonuje te czynności w jego imieniu, często mając dostęp do poufnych danych.

W ramach tej współpracy biuro powinno regularnie udostępniać klientowi:

• Deklaracje podatkowe (VAT, CIT, PIT) wraz z potwierdzeniem wysyłki (UPO),
• Raporty księgowe, w tym bilanse, zestawienia obrotów i sald, rachunki wyników,
• Rejestry VAT i pliki JPK, czyli obowiązkowe ewidencje dla celów podatkowych,
• Listy płac i raporty ZUS, w przypadku prowadzenia kadr i płac,
• Dowody księgowe i faktury przekazywane przez klienta, po ich zaksięgowaniu.

Biuro rachunkowe nie powinno zatrzymywać tych informacji „dla siebie”. Klient ma prawo do pełnego wglądu w swoją dokumentację – niezależnie od tego, czy prowadzi jednoosobową działalność, czy spółkę. Jasna komunikacja i terminowe udostępnianie danych to nie uprzejmość – to obowiązek wynikający z przepisów oraz zasad dobrej współpracy.

Czy księgowy może odmówić wydania dokumentów?

Zgodnie z obowiązującym prawem, księgowy – ani biuro rachunkowe – nie może odmówić wydania dokumentów, które dotyczą działalności klienta. Niezależnie od przyczyny – czy jest to koniec współpracy, zmiana biura rachunkowego, czy też inna sytuacja – dokumenty zawsze należą do klienta, nie do biura, które je przetwarzało.

W praktyce dokumenty dzielimy na dwie kategorie:

• Dokumenty źródłowe, czyli te, które klient przekazał do zaksięgowania (np. faktury, umowy, dowody wpłat),
• Dokumenty wytworzone przez biuro, czyli deklaracje podatkowe, rejestry, listy płac, zestawienia, raporty.

W obu przypadkach klient ma prawo do ich otrzymania. Księgowy nie może zatrzymywać dokumentacji pod pretekstem niezakończonego rozliczenia, niewywiązania się z umowy czy jakichkolwiek innych powodów. Wyjątkiem może być sytuacja, w której biuro prowadzi księgi rachunkowe w systemie własnym (np. online) – wtedy sposób i zakres przekazania danych powinien zostać ustalony w umowie.

Co mówi prawo?

Ustawa o rachunkowości (art. 73 i 74) wyraźnie wskazuje, że dokumentacja księgowa powinna być przechowywana i udostępniana zgodnie z zasadami ustalonymi w umowie. Jeśli takiej umowy nie ma lub jest nieprecyzyjna, zastosowanie mają ogólne przepisy kodeksu cywilnego. Biuro nie ma prawa przetrzymywać danych jako „zabezpieczenia” czy formy nacisku.

Czy biuro rachunkowe może odmówić wydania bazy danych?

Coraz więcej biur rachunkowych prowadzi księgowość w systemach informatycznych, do których klient często nie ma bezpośredniego dostępu. Dotyczy to nie tylko programów do księgowości, ale także elektronicznych baz dokumentów, plików JPK, danych kadrowych i deklaracji ZUS.

W sytuacji zakończenia współpracy klient może zażądać pełnej kopii swojej bazy danych – najlepiej w formacie umożliwiającym import do innego systemu księgowego (np. XML, CSV, PDF, ZIP z e-dokumentacją). Biuro rachunkowe ma obowiązek te dane przekazać, ponieważ są one integralną częścią dokumentacji finansowej klienta.

Co jest standardem rynkowym?

Dobre praktyki zakładają, że biuro na zakończenie współpracy przekazuje:

• kopię wszystkich deklaracji i raportów,
• pełny plik JPK w wersji eksportowej,
• historię operacji księgowych za dany rok obrotowy,
• listy płac i dokumenty kadrowe,
• pełne zestawienie kont i sald końcowych.

Jeśli biuro pracowało w chmurze lub na własnym systemie ERP, powinno przygotować eksport danych lub umożliwić dostęp czasowy do ich pobrania. Odmowa wydania takiej bazy może zostać potraktowana jako działanie na szkodę klienta i może mieć konsekwencje prawne.

Czy biuro rachunkowe może zatrzymać dokumentację klienta, który nie zapłacił za usługi?

To najczęstszy temat sporu pomiędzy przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi. Z jednej strony klient oczekuje przekazania wszystkich danych i dokumentów. Z drugiej – biuro czuje się pokrzywdzone, gdy nie otrzyma zapłaty za swoje usługi. Pojawia się więc pytanie: czy biuro może wstrzymać wydanie dokumentów, jeśli klient nie zapłacił?

Teoretycznie – nie. Praktycznie – bywa różnie.

W świetle prawa dokumenty księgowe są własnością klienta, niezależnie od tego, czy uregulował on należności wobec biura. Oznacza to, że biuro rachunkowe nie może zatrzymać dokumentów jako formy przymusu zapłaty.

Jednakże w praktyce niektóre biura stosują tzw. prawo zatrzymania, powołując się na art. 461 kodeksu cywilnego. Mówi on, że „wierzyciel, który ma cudzą rzecz, może ją zatrzymać do czasu zaspokojenia roszczeń wynikających z tej rzeczy”. To rozwiązanie jest jednak kontrowersyjne i niejednoznaczne, zwłaszcza w kontekście dokumentów podatkowych i obowiązku ich przekazywania.

W takiej sytuacji warto:

1. Przypomnieć biuru o obowiązku przekazania dokumentacji wynikającym z umowy lub przepisów prawa,
2. Zaproponować ugodę lub plan spłaty, jeśli zaległość rzeczywiście występuje,
3. Zwrócić się do prawnika lub rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców – w przypadku dalszego oporu biura.

Podsumowanie – Twoje dane, Twoje prawo

Współpraca z biurem rachunkowym powinna być oparta na wzajemnym zaufaniu, ale też na jasno określonych zasadach. Klient ma prawo do pełnego wglądu w dokumentację, niezależnie od okoliczności. Odmowa wydania dokumentów, bazy danych czy zatrzymanie ich z powodu nieuregulowanych płatności – to sytuacje, które nie powinny mieć miejsca, jeśli obie strony przestrzegają prawa i zawartych umów.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy warto dbać o przejrzystość zapisów umowy, regularnie archiwizować przekazane dane i jasno komunikować oczekiwania wobec biura rachunkowego. A jeśli dojdzie do konfliktu – warto wiedzieć, że dokumentacja zawsze należy do Ciebie.

Dobrze poinformowany klient to partner, nie petent – i takiej relacji warto oczekiwać od swojego księgowego.