Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesna platforma udostępniona przez Ministerstwo Finansów, której celem jest ujednolicenie, usprawnienie i centralizacja procesu wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System ma zastąpić tradycyjne faktury VAT jako główny nośnik dokumentów sprzedażowych w relacjach B2B i B2G, prowadząc do poprawy efektywności procesów księgowych i usprawnienia kontroli podatkowej.
Faktura ustrukturyzowana to szczególny rodzaj e-faktury, która posiada ustrukturyzowaną formę danych w formacie XML, zgodną z określonym wzorem logicznym (obecnie FA(3)) oraz nadany przez KSeF unikalny numer identyfikujący. Faktura taka jest uznawana za wystawioną i otrzymaną w momencie przydzielenia numeru przez system.
KSeF oznacza fundamentalną zmianę w sposobie fakturowania:
Ponadto system zwiększa przejrzystość rozliczeń podatkowych i może przyczynić się do redukcji nadużyć podatkowych, gdyż urząd ma natychmiastowy wgląd do faktur.
Obowiązek korzystania z KSeF został wprowadzony etapami, żeby dać przedsiębiorcom czas na przygotowanie się do zmian:
Dzięki takiemu etapowaniu firmy mają czas na integrację procesów, przeszkolenie pracowników i dostosowanie narzędzi księgowych do pracy z e-fakturami.
Tak – jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) podlega tym samym zasadom jak inne podmioty VAT. Oznacza to, że od wyznaczonych terminów powinna korzystać z KSeF przy wystawianiu i otrzymywaniu faktur ustrukturyzowanych.
Jeśli JDG nie ma dostępu do internetu lub nie korzysta z komputera, nadal musi korzystać z KSeF – np. poprzez nadanie uprawnień do obsługi systemu osobie trzeciej (pracownikowi).
Proces wystawienia e-faktury w KSeF można podsumować następująco:
Po tych krokach faktura jest uznawana za wystawioną u sprzedawcy i otrzymaną u nabywcy, co eliminuje potrzebę dodatkowej akceptacji ze strony odbiorcy.
Numer KSeF to unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze po jej przyjęciu do systemu. Zawsze znajduje się w strukturze dokumentu XML – jest częścią metadanych faktury i służy do jej jednoznacznej identyfikacji w systemie.
Dla użytkownika numer ten jest widoczny w aplikacji KSeF lub narzędziu księgowym zintegrowanym z systemem. Stanowi on kluczowy element faktury i musi być używany w komunikacji z kontrahentami oraz w ewentualnych korektach.
Nie – odbiorca nie musi akceptować ani potwierdzać otrzymania faktury w KSeF, by dokument był ważny. Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną w momencie nadania numeru w systemie.
To oznacza, że brak reakcji ze strony nabywcy nie blokuje skuteczności dokumentu, co przyspiesza obieg faktur i eliminuje potencjalne opóźnienia wynikające z akceptacji.
W KSeF istnieje rozbudowany system uprawnień:
Dzięki temu przedsiębiorcy mogą bezpiecznie delegować zadania związane z fakturowaniem, bez konieczności udostępniania haseł czy kont systemów księgowych.
Tak – korekta faktury w KSeF wystawiana jest jako odrębny dokument ustrukturyzowany. Po przesłaniu faktury do systemu nie można jej edytować ani anulować.
W przypadku błędu:
KSeF operuje na poziomie państwowym, co oznacza wysokie standardy bezpieczeństwa:
To sprawia, że KSeF jest bezpieczniejszy niż tradycyjny obieg faktur prowadzony mailowo czy w postaci papierowej.
System KSeF wymaga dostępu do internetu do bezpośredniego wystawiania dokumentów. Jednak dla firm, które nie mają stałego dostępu do sieci lub w sytuacji awarii systemu, przewidziano rozwiązania alternatywne:
Nie oznacza to jednak pełnej “pracy offline” jak w tradycyjnym systemie – zasadniczo faktury muszą być przekazane KSeF przy połączeniu z internetem.
Tak – jeśli program księgowy jest zintegrowany z KSeF albo korzysta z API KSeF, faktury ustrukturyzowane są automatycznie pobierane i księgowane. W przeciwnym razie przedsiębiorca musi ręcznie pobrać dokumenty z systemu KSeF.
Tak – system KSeF działa poprzez aplikację webową oraz integracje API, więc wystawianie faktur jest możliwe także z urządzeń mobilnych, o ile użytkownik ma dostęp do internetu i uprawnień do systemu.
Chociaż KSeF sam w sobie nie gwarantuje automatycznego skrócenia zwrotu VAT, to dzięki jednolitej strukturze danych i szybszemu przepływowi informacji pomiędzy firmą a urzędem, procesy administracyjne mogą być sprawniejsze.
Faktury wystawione tradycyjnie przed wejściem obowiązku (papierowe lub elektroniczne poza KSeF) są ważne i prawidłowe, o ile spełniają dotychczasowe wymogi prawa podatkowego. Po terminie obowiązku muszą być wystawiane w KSeF.
Faktury ustrukturyzowane przechowywane są w centralnej bazie KSeF, co formalnie zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku samodzielnego archiwizowania tych dokumentów. Niemniej jednak wiele firm decyduje się na przechowywanie lokalnych kopii elektronicznych faktur dla własnej dokumentacji i bezpieczeństwa.
