W jakich sytuacjach biuro rachunkowe może złożyć czynny żal?

Biura rachunkowe bardzo często reprezentują swoich klientów przed organami podatkowymi. Posiadając odpowiednie pełnomocnictwo, mogą podejmować za nich wiele działań, w tym również kontakt z urzędem skarbowym. Ale czy mogą też składać czynny żal?

Kiedy można mówić o podstawie do czynnego żalu?

Czynny żal to instytucja prawa karnego skarbowego, która pozwala na uniknięcie odpowiedzialności karnej za popełnienie czynu zabronionego (np. złożenie deklaracji po terminie, nieprawidłowe rozliczenie podatku). Najczęstsze przypadki, gdy rozważa się jego złożenie to:

• złożenie deklaracji VAT, CIT czy PIT po terminie,
• korekta błędów w dokumentach księgowych,
• niezłożenie JPK na czas,
• nierozliczenie podatku dochodowego pracownika.

Czy biuro rachunkowe może działać w imieniu klienta?

Tak – ale tylko pod pewnymi warunkami. Biuro rachunkowe, jako przedstawiciel podatnika, może składać czynny żal tylko wtedy, gdy ma do tego pełnomocnictwo szczególne (pełnomocnictwo do złożenia konkretnego dokumentu – np. UPD-1). Standardowe pełnomocnictwo ogólne (złożone przez formularz PPO-1) może być niewystarczające.

WAŻNE! Biuro rachunkowe nie może złożyć czynnego żalu we własnym imieniu za działania podatnika. Musi być jasno wskazane, że działa na zlecenie i w imieniu klienta.

Kto ma podpisać czynny żal?

Podpisanie czynnego żalu to najważniejszy element jego ważności. W tej kwestii obowiązują konkretne zasady, których należy bezwzględnie przestrzegać.

Kto może podpisać dokument?

1. Sam podatnik – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub reprezentant spółki.
2. Pełnomocnik szczególny – osoba upoważniona wyłącznie do złożenia konkretnego pisma (w tym przypadku czynnego żalu).
3. Pełnomocnik ogólny – rzadziej, ale możliwe, o ile pełnomocnictwo to obejmuje działania w zakresie postępowania karno-skarbowego.

Jak złożyć czynny żal?

Czynny żal można złożyć:

• elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP,
• pisemnie (papierowo) – osobiście lub listownie,
• ustnie – do protokołu w urzędzie.

UWAGA! Wersja elektroniczna musi być podpisana podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub przez pełnomocnika za pomocą pełnomocnictwa.

Kiedy czynny żal nie jest skuteczny?

Choć czynny żal to skuteczne narzędzie, nie zawsze przynosi oczekiwane efekty. Istnieją bowiem sytuacje, w których jego złożenie nie wywoła skutków prawnych – a tym samym nie uchroni przed sankcjami.

Główne przeszkody w skuteczności czynnego żalu:

1. Rozpoczęcie przez urząd skarbowy czynności sprawdzających lub kontroli – jeśli organ już wie o naruszeniu, czynny żal będzie spóźniony.
2. Złożenie po wezwaniu do złożenia deklaracji lub wyjaśnień – termin złożenia czynnego żalu ma znaczenie.
3. Niepełne ujawnienie przewinienia – zatajenie części czynu może skutkować jego nieskutecznością.
4. Brak zapłaty zaległości podatkowej lub brak korekty deklaracji – sam dokument to nie wszystko, trzeba też naprawić błąd.

Przykład z życia:

Firma X zapomniała złożyć JPK_VAT za marzec. Biuro rachunkowe zauważyło błąd i wysłało deklarację 2 tygodnie później wraz z czynnym żalem. Jednak dzień wcześniej urząd skarbowy wysłał wezwanie do złożenia JPK. W efekcie czynny żal nie został uwzględniony – bo naruszenie zostało już wykryte.

Podsumowanie – co warto zapamiętać?

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czy czynny żal trzeba składać za każdym razem, gdy się spóźnię z deklaracją?

Nie zawsze – jeśli spóźnienie było niewielkie i nie wzbudziło reakcji urzędu, można poczekać. Jednak złożenie czynnego żalu to zawsze bezpieczniejsza opcja.

2. Czy mogę złożyć czynny żal przez moje biuro rachunkowe?

Tak, pod warunkiem, że biuro ma stosowne pełnomocnictwo do złożenia tego dokumentu.

3. Czy czynny żal gwarantuje brak kary?

Jeśli zostanie złożony w odpowiednim czasie i spełnia wszystkie wymogi – tak. W przeciwnym razie może zostać odrzucony.

4. Czy czynny żal można wycofać?

Nie – po jego złożeniu staje się częścią dokumentacji i nie ma formalnej procedury jego cofnięcia.

5. Czy biuro rachunkowe odpowiada karnie za błędy w rozliczeniach?

W większości przypadków to podatnik odpowiada, ale biuro może ponosić odpowiedzialność cywilną lub zawodową.

6. Ile czasu mam na złożenie czynnego żalu?

Do momentu, gdy urząd nie wykryje naruszenia – czas jest więc ważny.

Masz wątpliwości? Skonsultuj się z doradcą podatkowym lub prawnikiem specjalizującym się w prawie karnym skarbowym. Biuro rachunkowe może pomóc, ale odpowiedzialność za prawidłowość działań często i tak spoczywa na podatniku.